Prowadzenie firmy to jedno, ale wybór odpowiednich programów, które pomogą w zarządzaniu działalnością to drugie. Odpowiednia organizacja to bowiem klucz sukcesu. Ta z kolei nie obejdzie się bez wsparcia w postaci różnych systemów mających na celu usprawnienie pracy.
W każdym przedsiębiorstwie ważną rolę odgrywają kadry i płace – z punktu widzenia pracownika oraz pracodawcy. Podwładny oczekuje dobrze wyliczonego wynagrodzenia i odprowadzenia we właściwej kwocie wszystkich składek. Pracodawca z kolei musi rzetelnie się rozliczyć z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, Urzędem Skarbowym lub innymi instytucjami.
To wszystko zapewnia bowiem gromadzenie danych, do których potrzebny jest dobry program kadrowo-płacowy. Wybór takiego narzędzia może stanowić źródło sukcesu. Ręczne wyliczanie wynagrodzeń czy uzupełnianie danych często wiąże się z ryzykiem błędu, który powinien być ograniczony do minimum. Dlatego warto rozważyć zakup systemu pozwalającego właściwie zarządzać pracownikami.
Dlaczego program kadrowo-płacowy odgrywa w firmie dużą rolę?
Tego typu program to narzędzie, które usprawnia funkcjonowanie firmy, a także zarządzanie bazą danych. Dział kadr i płac kompleksowo zbiera różne informacje dotyczące pracowników oraz ich wypłat, które są danymi poufnymi. Dlatego muszą być przechowywane w miejscu trudno dostępnym dla innych pracowników – najlepiej w jednym systemie, zabezpieczone hasłami uniemożliwiającymi zalogowanie się do niego przez osoby trzecie.
Co ważne, wszystkie działania podejmowane w systemie muszą być zgodne z przepisami Kodeksu Pracy i innych ustaw dotyczących naliczenia wynagrodzeń pracowniczych. Zatem dobry program kadrowo-płacowy przede wszystkim zautomatyzuje czynności, które, wykonywane przez człowieka, wiążą się ze sporym ryzykiem popełnienia błędu.
Jak wybrać program kadrowo-płacowy?
Jak wybrać program kadrowo-płacowy? Należy kierować się bezpieczeństwem danych, gdyż dział kadr i płac działa na podstawie standardów RODO. Dlatego system musi w pełni chronić informacje na temat klientów. Program również powinien być intuicyjny. Dzięki temu pracownicy działu kadr i płac sprawniej wypełnią obowiązki i szybciej przyswoją specyfikę narzędzia.
Niemniej jednak system powinien również posiadać unikalne algorytmy, które pozwolą wykonać wyliczenia wypłat. Jest to niewątpliwie bardzo ważny aspekt każdego programu. Nie wystarczy bowiem algorytm, który pozwoli wyliczyć płacę pracownika, opierając się tylko o wynagrodzenie zasadnicze.
Narzędzie to winno sobie poradzić z najbardziej skomplikowanymi przypadkami – z wynagrodzeniami chorobowymi, wyliczeniem podstawy urlopowej i ekwiwalentu, potrąceń komorniczych, rozliczeń benefitów pracowniczych czy stosowaniem ulg. Warto zaznaczyć, że wyliczenia te wymagają ogromnej wiedzy od pracowników płacowych, ale również od systemu, który znajdzie błąd i go wykaże.
Ważne jest również, aby program kadrowo-płacowy posiadał szerokie algorytmy w zakresie kadr i prawa pracy. Co za tym idzie, jeśli pracownik wprowadzi 3 dni opieki nad dzieckiem na podstawie art. 188 Kodeksu Pracy, system od razu powinien zablokować takie wprowadzenie z uwagi na przekroczony wymiar. Jest to niewątpliwie ważne, ponieważ wszystkie dane rzutują na wyliczenie wynagrodzenia pracownika. Dlatego powinny być wprowadzone prawidłowo i zgodnie z przepisami prawa – a system musi nad tą prawidłowością czuwać bez przerwy oraz sygnalizować, że informacje są niezgodne z Kodeksem Pracy.
Jak wybrać program kadrowo-płacowy? Podsumowanie
Rozliczenie pracownika jest złożonym procesem, który poprzez wprowadzenie nieprawidłowych danych będzie skutkował błędnym naliczeniem wypłaty oraz niewłaściwym rozliczeniem z instytucjami. Niemniej jednak narzędzie to powinno w znaczącym stopniu ułatwić pracę działu kadr i płac, cyklicznie sporządzającego raporty. System winien zatem umożliwić wyciągnięcie określonych danych w sposób szybki oraz prosty.
Program VTS spółki VTS Project przeznaczony jest dla większości biur rachunkowych z intuicyjnym podejściem – dostęp do niego znajdziesz na stronie internetowej https://vtsproject.pl/oferta/dla-biur-rachunkowych/. To narzędzie zaprojektowane przez specjalistów od prawa pracy i pracowników, ściśle współpracujących z Uniwersytetem Jagiellońskim.